Excelの備考欄に混ざった情報を、項目ごとの「列」に分解する
「これ、項目ごとに整理しておいて」 部長からそう言われて、手元のExcelを開く。そこにあるのは、数百行にわたる「備考」列。 「〇月〇日納品希望、予算5万円程度、担当は佐藤さん」 「至急。予算未定。田中様へ連絡のこと」 …
Excel・会議・社内ルール探し——面倒な事務作業をAIに渡すための実務メモ
Excel・会議・社内ルール探し——面倒な事務作業をAIに渡すための実務メモ
会議が多い。資料が多い。Excelが壊れる。承認が遅い。
そういう面倒くささにぼやきつつ、「明日その作業をひとつ減らす」ための手順とAIへの指示文（プロンプト）を置いていきます。
「これ、項目ごとに整理しておいて」 部長からそう言われて、手元のExcelを開く。そこにあるのは、数百行にわたる「備考」列。 「〇月〇日納品希望、予算5万円程度、担当は佐藤さん」 「至急。予算未定。田中様へ連絡のこと」 …
似た名前のファイルがあちこちのフォルダに散らばって、どれが最新版なのか分からなくなる。この「ファイル管理の散らかり」を、今あるファイル名のリストをAIに読ませて整理するための、命名規則とフォルダ構成のドラフトに変えていき…
この記事を読み終える頃には、会議の前に頭の中でぐるぐる回っている断片的なアイデアや、走り書きのメモを、そのままAIに放り込んで「議論すべき論点」が整理されたアジェンダへと変換できるようになります。会議の準備に「さて、何か…
システム移行で最初に詰まるのは、今あるツールを誰が・どの契約や権限で使っているかを説明できないこと。契約書・メール・チャットに散った情報を、AIを「抽出係」として一枚の管理表に寄せる手順を、コピペできるプロンプトと失敗パ…
この記事を読むことで、システム移行に伴う「ファイルの置き場所がバラバラで、どれが最新か分からない」という混乱を、AIを使って論理的なフォルダ構成案へと整理する手順がわかります。既存のファイル一覧をAIに読み込ませ、業務フ…
「変更履歴をオンにするのを忘れていた……」 そんな経験、一度や二度ではないはずだ。WordやPDFの資料を、修正前と修正後の2つのファイルで突き合わせる作業。一字一句、あるいは句読点ひとつまで、目を皿のようにして追いかけ…
アンケートの自由記述欄を前にして、ChatGPTに「これを要約して」と頼んで、がっかりしたことはありませんか？ 返ってきたのは、全体像を綺麗にまとめた、どこか当たり障りのない数行の文章。「で、結局、何件が『価格』に不満を…
メールやチャットのバラバラな情報を、AIで一気にExcel用の「表」に変換する 散らばったチャットのやり取りや、長文メールから必要な情報だけを抜き出し、Excelに貼り付けられる表形式にする手順を解説します。この記事を読…
バラバラな形式の月次Excelを集計したいとき、AIに渡すべきは『項目の対応表』。 バラバラな形式のExcelファイルを一つにまとめようとして、AIに「これ全部集計して」と丸投げしていませんか。もしそうなら、今すぐそのや…
VLOOKUPやMATCH関数を組み合わせて、2つのリストの差分をあぶり出そうとしていないか。この記事を読めば、複雑な数式を一切使わずに、2つの表をAIに放り込んで瞬時に差分を特定する手順がわかる。 以前、後輩の田島から…
午後8時。オフィスには、誰かのタイピング音と、空調の低い唸りだけが響いている。 目の前には、二つのExcelファイル。一つは基幹システムから吐き出された「売上データ」、もう一つは営業部門が手入力で管理している「案件管理表…
金曜日の午後4時。あと1時間で週報の数字をまとめて、上司に報告しなければならない。 溜まったメールを捌き、チャットでの急な問い合わせに答え、ようやく重い腰を上げて「今週の売上集計用Excel」を開いた。 「……はぁ」 思…
チャイムが鳴り、TeamsやZoomの入室通知が鳴り響く。画面には、すでに誰かが無表情でExcelの進捗管理表を共有している。 「えー、じゃあ、今回の件、とりあえず進捗の共有から始めましょうか」 この瞬間、あなたの脳内に…
チャットツールから届く「例の件、進捗どう？」「明日の会議までに、ざっくりでいいから構成案作っておいて」という、一見何気ない、しかし胃の奥がキュッとなる通知。 あるいは、締め切りが迫る中で、開いたままのPowerPoint…
金曜日の夕方、定時を少し過ぎた頃。チャットツールに届く、リーダーからの、一見丁寧だが中身のスカスカなメッセージ。 「例のプロジェクトの資料、来週の会議用に、いい感じにまとめておいて。適当でいいから」 これを受け取った部下…
チャットツールの通知音が鳴り止まない。メールの受信トレイは未読の山。会議室では、30分かけて丁寧に説明したはずの資料を前に、上司が眉間に皺を寄せながらこう言い放つ。 「……で、結局、何が言いたいの？」 この瞬間、現場に走…
月曜日の午前中。メールの受信トレイは、週末に溜まった「確認お願いします」という件名の塊で溢れている。チャットツールを開けば、未読の通知が絶え間なく点滅している。 ようやく重い腰を上げて、部下が作成した報告書や、クライアン…
チャットツールの通知音が鳴る。画面を覗くと、部下からのメッセージ。「すみません、例の件の進め方、どこに書いてありましたっけ？」「これ、AとBどっちのパターンで進めればいいですか？」「先週の会議の決定事項、もう一度教えてく…
「あ、すみません。例の3月のプロジェクトの、最終版の修正案……どこに置きましたっけ？」 会議の冒頭、あるいは承認フローの途中で、必ずと言っていいほど投げかけられるこの一言。これを聞いた瞬間、脳内のスイッチは「思考モード」…
会議が終われば、次は承認申請の山。Excelの関数と格闘したかと思えば、チャットツールからは絶え間なく通知が飛んでくる。報告書をまとめようと画面に向かっても、気づけば時計の針は大幅に進んでいる。 こうした「仕事」の連続の…
チャットツールから飛んでくる、「すみません、ちょっといいですか？」という通知。 会議の合間に差し込まれる、「あれ、どうやるんでしたっけ？」という、さも些細なことのような質問。 あるいは、Excelの関数が止まった時や、承…
朝、PCを立ち上げ、コーヒーを一口啜る。それだけで一日の「戦い」は始まっている。 未読のメール、終わりの見えない会議の予定、修正を待つExcelのセル、そして鳴り止まないチャットツールの通知。画面の右下にポップアップする…
会議は予定より30分押し、承認ルートは滞り、チャットツールには「至急」の通知が積み上がる。ようやくデスクに戻り、一息つこうとした瞬間に目に入る、大量のPDFファイル。 「これ、全部Excelにまとめておいて」 上司から渡…
朝、PCを開いた瞬間に、溜まった通知の山が目に飛び込んでくる。 SlackやTeamsのメンション、返信待ちのメール、そしてカレンダーには、隙間なく埋め尽くされた「打ち合わせ」の予定。 「ちょっと認識合わせしましょう」 …
金曜日の午後、17時。 ようやく書き上げた報告書のExcelファイルを、上司に送る直前のあの感覚。 指がマウスの上で止まる。「……本当に、これで合っているだろうか」。 合計金額の計算は合っているか。 前回のデータとの整合…
「あの件、結局どうなったっけ？」 この一言から始まる地獄。メールの返信を待ち、承認フローの進捗を追い、Excelのセルを埋め、定例会議の議事録をまとめる。それらすべてをこなしているはずなのに、ふと気づけば、自分の本来の仕…
月曜日の午前10時。会議が終わり、ようやく自分自身のタスクに向き合おうとしたその時、Slackやメールで「例の管理表、更新しておいて」と飛んでくる連絡。 あなたは、重い腰を上げて、共有サーバーの奥深くにあるファイルを開く…
月曜日の朝。デスクに座って、まず何をするだろうか。 溜まったメールを捌き、Slackの通知を追い、カレンダーを確認する。そして、もっとも精神を削られる作業がやってくる。 「今週の週報まとめ」だ。 メンバー各自がバラバラに…
チャットツールに飛び交う「例の件、どうなりました？」という催促。承認待ちのメール。定例会議の準備のために、あちこちのExcelから数字を拾い集める作業。そして、拾い集めた数字を、今度は報告用のパワポや別の管理表へ「コピペ…